- Oferta
- Obsługa administracyjna i korespodencyjna
Twój mail ogarnięty. Dokumenty na miejscu. Codziennie.
Przejmuję obsługę skrzynki mailowej i administrację dokumentową — żebyś Ty nie musiał o tym myśleć. Reaguję w ciągu 24h w dni robocze. Nic nie zalega.
Co znika z Twojego dnia
- Godziny spędzone na skrzynce bez efektu
- Maile bez odpowiedzi od tygodnia
- Dokumenty rozrzucone po folderach i WhatsAppie
- Niepewność — czy podpis już wrócił, czy umowa jest wysłana
- Poczucie, że coś ważnego umknęło w skrzynce
Skrzynka mailowa to pułapka na dwa sposoby
Albo wchodzisz za często i cały dzień znika na mailach.
Albo nie wchodzisz wcale, bo nie masz na to czasu, i nawarstwiają się rzeczy, które potem kosztują Cię dużo więcej.
Inbox zero tutaj nie istnieje.
Istnieje natomiast codzienna, spokojna kontrola.
Bez wsparcia
- Maile zalegają dniami
- Ważne tematy giną w skrzynce
- Dokumenty na WhatsAppie bez nazw
- Nie wiesz, gdzie co jest
- Podpisy i umowy wiszą tygodniami
Ze mną
- Odpowiedź w ciągu 24h w dni robocze
- Pilne sprawy wyłowione od razu
- Dokumenty opisane i w folderach
- Wiesz co gdzie jest i dlaczego
- Obieg dokumentów pod kontrolą
Dwa obszary,
jeden spokój
Obsługa administracyjna to więcej niż sama korespondencja — bo żeby działać skutecznie, trzeba mieć dostęp do firmy.
Dlatego pracuję zdalnie, ale z pełnym wglądem w to, co się dzieje.
Obsługa skrzynki mailowej
Raz dziennie — na koniec dnia roboczego — sprawdzam skrzynkę i reaguję na wszystkie wiadomości. Nie wiesz o co chodzi? Pytam i przekazuję. Coś wymaga Twojej decyzji? Dostajesz tylko to, co naprawdę wymaga Twojej uwagi.
- Codzienne sprawdzanie i odpowiadanie na maile
- Sortowanie i priorytetyzowanie wiadomości
- Wyłapywanie pilnych tematów i eskalacja do Ciebie
- Zarządzanie obiegiem dokumentów przez mail
- Pilnowanie podpisów, potwierdzeń i odpowiedzi
- Odpowiedź w ciągu 24h w dni robocze — gwarantowana
Archiwizacja i porządek w dokumentach
Koniec ze zdjęciami na WhatsAppie zatytułowanymi „IMG_20231104″. Tworzę i utrzymuję logiczną strukturę folderów — tak żeby każdy wiedział, gdzie co jest, i żebyś Ty mógł to znaleźć w 30 sekund.
- Struktura folderów według lat, miesięcy i kategorii (ZUS, US, umowy...)
- Opisane pliki z czytelnym nazewnictwem
- Porządkowanie w Google Drive, iDrive, Dropbox
- Archiwizacja dokumentów przychodzących i wychodzących
- Każdy plik ma swoje miejsce — i Ty wiesz, gdzie to jest
Ta usługa jest dla Ciebie
- albo nie
- Pasuje, jeśli...
Prowadzisz JDG lub małą spółkę i mail to nie Twoja ulubiona część dnia
Dokumenty nawarstwiają się, bo zawsze jest coś ważniejszego
Chcesz mieć pewność, że nic nie umknęło — bez samodzielnego pilnowania
Pracujesz zdalnie i potrzebujesz kogoś, kto ogarnie zaplecze bez Twojej obecności
Jesteś gotowy dać dostęp do skrzynki i dysku — i zdjąć to z głowy
- Nie pasuje, jeśli...
Chcesz kogoś do nadzorowania na bieżąco — i sprawdzania każdego kroku
Nie jesteś gotowy oddać dostępów do skrzynki lub dokumentów
Oczekujesz odpowiedzi na maile w ciągu godziny przez cały dzień
Chcesz obsługi w trybie stacjonarnym w biurze
Branże, z którymi pracuję
JDG
Freelancerzy
Małe spółki (do 10 os.)
Nieruchomości
Szkoły językowe
IT / programiści
Marketerzy
Graficy
Psychologowie
Psychoterapeuci
Lekarze
Branże kreatywne
Od rozmowy do porządku - w 4 krokach
Zakres wsparcia administracyjno-korespondencyjnego ustalamy indywidualnie, w zależności od tego, czego aktualnie potrzebuje Twój biznes.
Może to być obsługa maili, kontakt z klientami, porządkowanie dokumentów, pilnowanie terminów czy wsparcie w bieżących sprawach organizacyjnych.
Nie działam w sztywnym pakiecie godzin ani z góry ustalonym zestawie zadań – dopasowuję zakres do Twojej sytuacji.
1
Rozmowa wstępna
Opowiadasz, z czym się męczysz. Sprawdzamy razem, co mogę przejąć.
2
Ustalamy zakres
Dostajesz dostępy, ustawiamy zasady komunikacji i sposób archiwizacji.
3
Przejmuję
Od następnego dnia roboczego reaguję na maile i porządkuję dokumenty.
4
Cotygodniowy kontakt
Krótkie podsumowanie — co zrobione, co wisi, co wymaga Twojej decyzji.
„To, co dla innych jest na końcu listy
— dla mnie jest najlepszą częścią dnia."
Paulina Andrzejewska
Sprawdzimy, czy mogę to zdjąć
z Twojej głowy.
Napisz, z czym dziś najbardziej się męczysz — skrzynką, dokumentami, obiegiem pism albo chaosem w folderach.
Na bezpłatnej rozmowie zobaczymy, co dokładnie mogę przejąć i jak to poukładać tak, żeby działało w Twoim biznesie.
Czasem wystarczy uporządkować skrzynkę i ustawić prosty system archiwizacji.
Czasem trzeba przejąć całą codzienną obsługę maili i dokumentów.
Podczas rozmowy:
- sprawdzimy, jak dziś wygląda Twoja skrzynka i obieg dokumentów
- ustalimy, co zabiera Ci najwięcej czasu lub energii
- zobaczymy, które elementy mogę przejąć od razu
- i jak zorganizować to tak, żeby nic nie zalegało
Po rozmowie wiesz już jedną z dwóch rzeczy:
albo zaczynamy współpracę, albo masz jasność, jak to uporządkować.
Co mówią klienci.
